Commencing the process of establishing an overseas company in Singapore necessitates a careful choice of the most suitable office space. The office surroundings play an important role in influencing efficiency, client engagements, and the overall functioning of your business. Nonetheless, identifying the perfect office space entails a careful assessment of diverse elements to synchronize with the needs of your enterprise. From financial limitations to necessary facilities, this manual will guide you through crucial stages in selecting the best office area for your non-domestic business in Singapore.
Cách lựa chọn văn phòng phù hợp
1. Xác định yêu cầu về văn phòng:
Before initiating your quest for an office space, ascertain your specific prerequisites. What dimensions should your office have? The financial allocation is reasonable? What amenities are indispensable? Do you require designated meeting areas or a welcoming reception space? Posing these pivotal questions before commencing your search is imperative.
2. Establish a financial plan:
Một khi bạn đã vạch ra các yêu cầu của mình, điều quan trọng là phải đặt ra ngân sách cho việc thuê văn phòng. Thị trường cho thuê văn phòng ở Singapore rất cạnh tranh và chi phí biến động dựa trên vị trí, loại văn phòng và tiện nghi. Chi phí từ $400 đến $1.500 cho một không gian làm việc chung và từ $1.500 đến $4.500 mỗi tháng cho văn phòng riêng.
3. Nghiên cứu vị trí kỹ lưỡng:
Singapore có nhiều khu thương mại, mỗi khu có những lợi thế riêng biệt. Các quận được tìm kiếm nhiều nhất bao gồm Khu thương mại trung tâm (CBD), Marina Bay và Đường Orchard. Mặc dù CBD là nơi có giá thuê cao nhất, nhưng nó cung cấp khả năng tiếp cận phương tiện giao thông công cộng thuận tiện và nhiều tiện ích đa dạng. Marina Bay, một khu thương mại hiện đại hơn, cung cấp các tiện nghi hiện đại và quang cảnh tuyệt vời. Mặt khác, Orchard Road là một khu mua sắm cao cấp với nhiều lựa chọn mua sắm và ăn uống đa dạng.
4. Khám phá các lựa chọn có sẵn:
Có nhiều cách để tìm kiếm văn phòng phù hợp ở Singapore. Bạn có thể khám phá các danh sách trực tuyến trên nhiều trang web khác nhau. Ngoài ra, việc thuê một đại lý bất động sản từ các công ty có uy tín có thể giúp xác định không gian văn phòng phù hợp với nhu cầu của bạn.
5. Sắp xếp các chuyến thăm thực địa:
Khi chọn ra các không gian văn phòng tiềm năng, hãy sắp xếp các chuyến thăm thực địa để đánh giá chúng trực tiếp. Những chuyến thăm này cung cấp cơ hội quý giá để có những đánh giá chính xác về không gian. Hãy chú ý đến vị trí, cách bố trí, ánh sáng và tiện nghi. Ngoài ra, hãy đảm bảo hiểu rõ các điều khoản thuê, bao gồm thời hạn thuê, phí thuê và bất kỳ chi phí bổ sung nào.
6. Đàm phán hợp đồng thuê:
Nếu bạn tìm thấy một không gian đáp ứng các tiêu chí của mình, hãy bắt đầu đàm phán hợp đồng thuê. Giai đoạn này liên quan đến việc xem xét chi tiết hợp đồng thuê. Đàm phán có thể bao gồm các khía cạnh như phí thuê, thời hạn thuê, tiền đặt cọc và bất kỳ điều khoản bổ sung nào bạn muốn đưa vào. Đặc biệt đối với các hợp đồng thuê dài hạn, đàm phán về phí thuê là việc nên làm.
Lưu ý về điều khoản khi thuê văn phòng tại Singapore
Sau khi đàm phán thành công các điều khoản, hãy tiến hành ký kết hợp đồng thuê để có được một văn phòng ưng ý. Đảm bảo hiểu rõ tất cả các quy định và nghĩa vụ trước khi ký tên. Thông thường, bạn sẽ được yêu cầu đặt cọc số tiền tương đương với hai đến ba tháng tiền thuê nhà. Sau khi hợp đồng thuê được ký kết, bạn đã sẵn sàng để chuyển vào văn phòng và bắt đầu hoạt động kinh doanh của mình.
Điều quan trọng là các điều khoản thuê và thông lệ phổ biến có thể khác nhau giữa các quốc gia. Những gì có thể là thông lệ và được chấp nhận ở quê nhà của bạn có thể không giống nhau ở một quốc gia khác. Dưới đây là các thông lệ thuê phổ biến và các điều khoản chính được tuân thủ bởi chủ nhà và người thuê nhà ở Singapore.
Thời hạn thuê
Ở Singapore, hợp đồng thuê thưởng kéo dài từ 2 đến 3 năm. Đối với những người cần diện tích rộng hơn, có thể thuê dài hạn từ 5 đến 6 năm. Khi kết thúc hợp đồng thuê, chủ nhà thường thông báo cho người thuê nhà về gia hạn hợp đồng, thường là với thời hạn tương tự, với mức giá thuê đã thỏa thuận trước hoặc giá thị trường hiện hành.
Tiền thuê
Thuật ngữ phổ biến cho hợp đồng thuê ở Singapore là Tiền thuê tổng. Các khoản thanh toán thường được thực hiện hàng tháng và bao gồm nhiều thành phần khác nhau. Điều này bao gồm tiền thuê cơ bản được tính theo mỗi mét vuông diện tích sàn, Thuế hàng hóa và dịch vụ (GST) với tỷ lệ 7% nếu chủ nhà đã đăng ký GST và phí dịch vụ, thường dao động từ 0,75 đến 1,2 đô la Singapore mỗi mét vuông. Phí dịch vụ bao gồm một loạt các dịch vụ quản lý chung, chẳng hạn như điều hòa không khí trong giờ làm việc, bảo trì tòa nhà, phí quản lý, sửa chữa tòa nhà và an ninh. Hợp đồng thuê quy định số tiền phí dịch vụ hiện tại và cho phép điều chỉnh trong thời hạn thuê, cho phép chủ nhà thu thêm khoản tăng phí dịch vụ từ người thuê nhà.
Tiền đặt cọc và các khoản phí khác phải trả
1. The deposits
Trong nghĩa vụ tài chính liên quan đến hợp đồng thuê, một yêu cầu tối thiểu là nộp tiền đặt cọc, tương đương với hai đến ba tháng tiền thuê tổng. Tiền đặt cọc này được thanh toán thành hai đợt: đợt thanh toán ban đầu bằng một tháng tiền thuê tổng khi trao đổi các tài liệu ràng buộc - cụ thể là "Ý định thuê" của người thuê và "Thư đề nghị" của chủ nhà. Số còn lại sau đó được thanh toán khi ký hợp đồng thuê.
Việc hoàn trả tiền đặt cọc là bắt buộc và không tính lãi, phụ thuộc vào việc người thuê nhà tuân thủ các điều khoản và điều kiện được quy định trong hợp đồng thuê. Nếu hợp đồng thuê kết thúc, tiền đặt cọc sẽ được hoàn trả, tùy thuộc vào việc người thuê nhà hoàn thành nghĩa vụ của mình. Điều quan trọng cần lưu ý là chủ nhà có quyền khấu trừ chi phí và các phát sinh do bất kỳ vi phạm nào của người thuê nhà. Ngoài ra, trong những trường hợp cần cải tạo hoặc lắp đặt không gian văn phòng, chủ nhà hoặc ban quản lý tòa nhà sẽ yêu cầu nộp một khoản tiền đặt cọc cải tạo có thể hoàn lại sau. Khoản tiền đặt cọc này sẽ bù đắp cho bất kỳ thiệt hại nào xảy ra trong các khu vực chung của tòa nhà trong thời gian cải tạo.
2. The other fees
Đối với các khoản phí phụ trợ, chẳng hạn như phí chuẩn bị tài liệu và thuế tem, các bên liên quan sẽ cùng nhau thỏa thuận chi tiết. Thông thường, các khoản chi này hoặc một phần sẽ được thanh toán bởi người thuê nhà. Thuế tem, được pháp luật quy định cho các hợp đồng thuê liên quan đến hợp đồng thuê bất động sản, phải được thanh toán trong một khoảng thời gian cụ thể là 14 ngày kể từ ngày ký Thỏa thuận nếu được ký kết tại Singapore hoặc 30 ngày kể từ ngày nhận được tại Singapore nếu được ký kết tại nước ngoài. Việc tuân thủ các quy định này là rất quan trọng, vì cơ quan thuế của Singapore áp dụng các quy định nghiêm ngặt đối với việc đóng dấu trễ hoặc không đóng dấu, với thuế tem được ước tính khoảng 0,4% tổng giá trị thuê trong thời hạn thuê. Ví dụ, trong bối cảnh hợp đồng thuê hai năm với tiền thuê hàng tháng là 2000 đô la Singapore, việc tính thuế tem sẽ lên tới 192 đô la Singapore (2000x12x2/250).
Mặc dù chủ nhà thường chịu trách nhiệm đóng thuế tài sản ở Singapore, nhưng hợp đồng thuê có thể bao gồm các điều khoản cho phép chủ nhà thu từ người thuê nhà bất kỳ khoản tăng thuế tài sản nào thuộc về cơ sở được thuê trong thời hạn thuê.
Tiện ích và bảo trì
Trách nhiệm liên quan đến tiện ích và bảo trì cơ sở thuộc về người thuê nhà. Điều này bao gồm việc thanh toán trực tiếp các khoản phí điện và viễn thông chung với các nhà cung cấp dịch vụ tương ứng. Mặc dù chủ nhà thường chi trả cho việc sử dụng điều hòa không khí trong giờ làm việc trong tiền thuê tổng, nhưng người thuê nhà có thể lựa chọn dịch vụ điều hòa không khí ngoài giờ với chi phí bổ sung.
Nhiệm vụ bảo trì của người thuê văn phòng kéo dài đến việc duy trì và làm sạch các không gian nội thất quan trọng cần cho hoạt động kinh doanh, trong khi chủ nhà giám sát việc bảo trì bên ngoài cơ sở và khu vực chung. Người thuê nhà có thể chọn nhà thầu dọn dẹp được chủ nhà chỉ định để bảo trì không gian của họ.
Về việc sắp xếp chỗ đậu xe, người thuê nhà có thể đảm bảo chỗ đậu xe dựa trên diện tích thuê. Chi phí thường dao động từ khoảng 100 đô la Singapore đến 180 đô la Singapore cho các tòa nhà bên ngoài Khu thương mại trung tâm (CBD) và 170 đô la Singapore đến 300 đô la Singapore cho các tòa nhà trong CBD.
Các thỏa thuận cho thuê khác
Thông thường, người thuê văn phòng không được phép cho thuê phụ toàn bộ hoặc một phần không gian văn phòng mà không có sự đồng ý bằng văn bản của chủ nhà. Tuy nhiên, trên cơ sở từng trường hợp cụ thể, chủ nhà có thể cân nhắc cho phép người thuê văn phòng tìm người thay thế phù hợp để tiếp quản hợp đồng thuê.
Yêu cầu bảo hiểm
Trong thời hạn thuê tại Singapore, người thuê nhà có nghĩa vụ duy trì hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm công cộng. Hợp đồng này bảo vệ chống lại thương tích cá nhân, tử vong, thiệt hại tài sản hoặc bất kỳ tổn thất nào phát sinh từ hoạt động của người thuê nhà trong cơ sở. Ngoài ra, người thuê nhà sẽ có bảo hiểm tất cả đồ đạc, thiết bị và phụ kiện văn phòng của họ tránh rủi ro và thiệt hại. Nếu tiến hành cải tạo văn phòng, người thuê nhà phải mua bảo hiểm hỏa hoạn và hiểm họa đặc biệt trong thời gian thi công.
Quy trình cải tạo văn phòng
Một không gian văn phòng ở Singapore thường bao gồm các tính năng tiêu chuẩn như hệ thống sàn xi măng và nâng, trần treo, hệ thống phun nước chữa cháy và bảo vệ, ống phân phối điều hòa không khí trung tâm và hệ thống chiếu sáng và lắp đặt cửa sổ cơ bản.
Nếu cần điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể, người thuê nhà có thể thực hiện theo các điều khoản và điều kiện được quy định bởi chủ nhà, thường được nêu trong sổ tay trang bị tiêu chuẩn cho các tòa nhà văn phòng lớn hơn. Trong những trường hợp như vậy, có thể đàm phán để có thời gian miễn tiền thuê, kéo dài từ hai đến ba tháng dựa trên diện tích và diện tích sàn có sẵn, để tạo điều kiện cho quá trình cải tạo.
Chi phí cải tạo thay đổi tùy theo diện tích sàn, độ phức tạp của văn phòng, yêu cầu kỹ thuật và giá cước được điều chỉnh bởi các nhà cung cấp thiết kế nội thất hoặc kiến trúc sư. Theo phân loại, chi phí dao động từ 40 đô la Singapore đến 60 đô la Singapore mỗi mét vuông cho ngân sách thấp, từ 70 đô la Singapore đến 90 đô la Singapore mỗi mét vuông cho ngân sách tầm trung và trên 100 đô la Singapore mỗi mét vuông cho ngân sách dồi dào. Tất cả các sửa đổi hoặc bổ sung đều phải được chủ nhà cho phép và người thuê nhà có trách nhiệm khôi phục lại cơ sở văn phòng về trạng thái ban đầu khi kết thúc thời hạn thuê.
Tìm một văn phòng phù hợp cùng Iris International
Effectively navigating Singapore’s office rental landscape necessitates a profound grasp of diverse leasing practices and an understanding of each business district’s intricacies. Iris International not only serves as a reliable guide in securing the ideal office space but also expands its support to encompass a broad spectrum of services vital for your business. Beyond office rental solutions, Iris International boasts expertise in company registration, incorporation services, and tailored assistance for a seamless business setup. Additionally, our extensive suite of services includes human resource management, accounting and bookkeeping, as well as payroll processing. Iris International stands ready as your strategic partner, ensuring a smooth and prosperous journey in Singapore. Contact us today to schedule a consultation and initiate this collaborative partnership.
VI 
EN